المحاضرة الرابعة: البيانات الشكلية للرسالة الإداريةنظر

- المكان والتاريخ: يجد التاريخ مكانه في الأعلى وفي الزاوية اليسرى من المراسلة على

أن يأتي قليلا تحت الدمغة وفي مستوى أول مع بيان للطابع، ويسبق التاريخ دائما بمكان

إصدار المراسلة )كتابة اسم المدينة كاملا(، وتظهر أهميته في معرفة مدى سير العمل

الإداري، مكان صدور الوثيقة ويعتد به في حساب بعض المدد لإجراء التظلمات .

-عنوان الرسالة ) المرسل والمرسل إليه (نجد بيان المرسل والمرسل إليه في الرسائل

الإدارية المصلحية مرتبا تحت التاريخ في أعلى الوثيقة وعلى اليسار مع دخول إلى

الوسط.ويجب أن نكتب وظيفة المرسل مجردة من أية صفة أخرى، أما المرسل إليه فنضيف

إليه كلمة السيد مجاملة ولو كانت المراسلة نازلة وكاملة ) إلى السيد ( مثلا إلى السيد: وزير

التعليم العالي، إلى السيد رئيس قسم علوم التسيير ......، هذا ويجب ألا ننسى الطريق الذي

تمر به رسالتنا الإدارية وفي هذه الحالة يجب أن نستعمل العبارة بواسطة أو تحت إشراف

مثلا: رئيس قسم علوم التسيير.

- الموضوع: يجسد الموضوع محتوى الرسالة باختصار، ويرتب تحت الطابع ورقم

الترتيب )الرقم التسلسلي( وقد يوجد في وسط الوثيقة وتحت المرسل إليه مثلا : الموضوع :

تسوية الوضعية الإدارية للسيد..... أو طلب عمل، طلب تحويل، شكوى.....إلخ.

- المرجع: وهو ذلك السند الإداري )مراسلة سابقة( أو القانوني ) نص قانوني، قرار

إداري(، ويمكن أن نعتمد حتى على زيارة عمل أو مكالمة هاتفية .

وتظهر أهمية ذكر المرجع في إعطاء أهمية أكبر للموضوع المطروح، وتسهيل عملية

البحث عن ملف

القضية المعروضة وتوفير الوقت للإجابة عن المراسلة . مثلا : المرسوم التنفيذي رقم ......

بتاريخ .

- المرفقات أو المستندات: والمستندات هي عبارة عن وثائق إدارية، قانونية أو قضائية

نرفقها بالمراسلة

التي حررناها لتدعيم ما كتبناه وتبريره وهي من البيانات الظرفية. أما المرفقات فيذكر عددها

وطبيعتها . مثلا المرفقات: ملف 25 وثائق/ تقرير من 25 صفحات/ 3 شهادات علمية.

- صلب الرسالة: يرتبط هذا البيان بالموضوع أكثر، يدل على اسمه " طلب الرسالة " ولقد

أدرج هنا

للمكانة التي يحتلها، إذ يشغل حيزا كبيرا، كما أن إعداد النص ذاته تحكمه منهجية معينة

تتمثل في إعداد

خطة مكونة من مقدمة، أجزاء ثم نتيجة واضحة. وتتكون الخطة من العناصر المعروفة

والمتمثلة في : التمهيد/ الموضوع/ الخاتمة.

- النسخ المرسلة: وقد نستعمل " نسخة موجهة إلى ..." " نسخة إلى ..". وتذكر غالبا في

أسفل

الرسالة وعلى اليمين وهي نسخ طبق الأصل للمراسلة الرسمية، وتكون لها حجة الإثبات

متى كانت

مطابقة للأصل، وهي من البيانات الظرفية وترسل إلى من يعنيهم موضوعها إعلاما، تبليغا.

مثلا: نسخة من رئيس جامعة الجزائر )للإعلام( / نسخة إلى مصلحة الموظفين )للترتيب(/

نسخة إلى المعني )للتبليغ(.

- الإمضاء : حيث نجد المفوض أي المسؤول عن الرسالة من حيث النوعية إن وجد، ثم

صفة الممضي، وأخيرا التوقيع الذي يضعه صاحب السلطة أو الاختصاص فوق محرر ما

باسمه وبشكلية معينة وثابتة وذلك لتأكيد صحة الوثيقة المكتوبة، صدقها وليتحمل مسؤوليتها